Vous cherchez un courrier de 2019 et personne ne sait dans quel carton il dort ? Dans l’archivage numérique, tout commence par une méthode : nommer, coder, poser chaque pièce sur une seule étagère. L’outil vient ensuite, et il ne choisit jamais seul l’étagère.

Dans bien des institutions, le papier s’accumule dans des cartons et les fichiers numérisés dans un dossier partagé où chacun nomme à sa façon. Numériser ne suffit pas : un scan mal nommé se perd aussi bien qu’une feuille. Voici la méthode que nous appliquons avec e-Archives, notre plateforme d’archivage numérique, et ce que la machine fait – ou non – à chaque étape.

1. Commencer par le nom et le guide

Tout commence par une règle de nommage. Chaque pièce numérisée reçoit un nom normalisé : un code de catégorie, l’année, le mois, le numéro d’enregistrement, puis un libellé court. Le modèle : CODE-AAAA-MM-NNN_libellé.

Trois règles évitent la plupart des erreurs :

• Le libellé dit le sujet, pas l’expéditeur. « Renouvellement du contrat de maintenance » renseigne ; « Lettre du ministère » ne dit rien.
• Pas de date ni de numéro dans le libellé : ils figurent déjà dans le préfixe. Les chiffres qui font partie d’un nom ou d’un rang (« 2e session ») restent permis.
• Numéro inconnu ? On écrit 000, jamais 001. 001 est un vrai numéro, puisque le registre repart à 1 chaque mois de janvier.

Ces règles tiennent dans un guide d’archivage : la liste des codes, leur signification et la règle de nommage. Chez Lya & Co, nous avons rédigé ce guide pour l’institution. Quand un cas difficile est tranché, on le consigne à deux endroits : dans le guide pour les agents, et dans la consigne que suit la machine.

2. Numériser les archives papier et laisser la plateforme classer

Les agents de l’institution numérisent les pièces et les déposent par glisser-déposer dans le navigateur. À partir du code en tête du nom, la plateforme renseigne le type de document et la catégorie ; l’année et le mois du nom placent ensuite la pièce dans un dossier catégorie / année / mois. Lors de nos essais de septembre 2026, un lot de 15 pièces déposées a été classé en 69 secondes, et les pièces étaient cherchables aussitôt.

Les scans passent par la reconnaissance de caractères (français et anglais), puis sont convertis au format d’archivage PDF/A.

Une erreur de saisie ne fait pas perdre la pièce. Un nom dont le code n’est pas reconnu est marqué « Nom à corriger », avec une note qui explique pourquoi ; une référence déjà employée est signalée « Numéro déjà employé ».

Chaque soir, un passage automatique reprend les dépôts de la journée. Il lit dans la pièce le jour exact (le nom ne donne que l’année et le mois), le destinataire et le pays concerné, puis propose une étagère aux pièces qui n’en ont pas. Il ne remplace jamais un champ déjà rempli. Seul un libellé trop vague (vide, générique, très court) est réécrit, et le code de référence reste intact.

Précisons la frontière. Le socle – type, catégorie, dossier, référence, reconnaissance de caractères, recherche plein texte – repose sur des règles fixes et fonctionne sans intelligence artificielle. L’IA intervient au-dessus : jour exact, destinataire, pays concerné, réécriture des libellés trop vagues, propositions d’étagère et de correspondant, assistant.

Lors des essais, l’IA a proposé une date en 2076 ; depuis, elle n’écrit que des champs précis, sous contrôle (même année que le nom, pas de date future). Le code de référence ne dépend jamais de l’IA : il est recalé par programme sur la référence enregistrée, quoi que propose le modèle. Sur un fonds réel, la campagne de septembre 2026 a réécrit les libellés génériques, trop courts ou tronqués, et une comparaison de toutes les fiches avant et après a vérifié qu’aucun champ n’avait été perdu.

3. L’archiviste confirme l’étagère

Chaque étagère de la plateforme correspond à une étagère réelle de la salle d’archives. Un papier ne se trouve que dans un carton : il porte donc une étagère, jamais deux.

Le piège le plus fréquent : confondre l’expéditeur et le sujet. Une lettre envoyée par le ministère ne se range pas pour autant sur l’étagère « ministère ».

Pourquoi ne pas laisser la machine décider ? Parce que, seule, une IA ne devine la bonne étagère qu’environ une fois sur deux (mesure de septembre 2026). La plateforme regarde donc aussi l’étagère des documents les plus proches déjà rangés, sans proposition en attente. Quand les deux concordent, la proposition est marquée « voisins d’accord ». Lors de la mesure du 8 septembre 2026, ce niveau couvrait environ un tiers des propositions ; il visait juste dans 86 à 90 % des cas. Les autres sont marquées « à confirmer ».

Dans les deux cas, pour chaque nouveau dépôt, c’est l’archiviste qui tranche : aucune proposition n’est confirmée automatiquement. Son geste reste court : vérifier ou corriger l’étagère proposée, retirer l’alerte, ne jamais laisser deux étagères. Une étagère qu’il a retirée n’est jamais reproposée.

Dernier principe : on ne supprime pas, on versionne. Un fichier strictement identique à une pièce déjà archivée est refusé à l’entrée. Si l’on numérise de nouveau une pièce existante, le scan est rattaché à sa fiche comme nouvelle version : c’est la dernière version rattachée qui s’affiche.

Pour les quasi-doublons, la ressemblance du texte ne suffit jamais : une même note adressée à deux destinataires fait deux originaux. Il faut lire les deux, puis garder comme référence le scan le plus complet – une page de plus, le cachet d’arrivée, la signature.

4. Retrouver : chercher, filtrer, demander

La recherche plein texte porte sur le titre, le texte reconnu de chaque page, le correspondant, le type et l’étagère. Elle gère les particularités du français : « lettre d’invitation » donne les mêmes résultats que « lettre invitation », et un mot au singulier trouve aussi le pluriel. Les résultats sont classés par pertinence : regardez les premières lignes, pas le total affiché.

Et le courrier de 2019 ? Pour une pièce précise, la recherche suffit. Pour toutes les pièces de 2019 rangées sur une étagère, c’est un inventaire : utilisez les filtres, pas la barre de recherche.

Reste l’assistant « Interroger l’archive », pour les questions posées en langage courant (« que savons-nous de… »). Il cite les documents sur lesquels il s’appuie, chacun avec un lien vers sa fiche, et cette fiche indique l’étagère où se trouve l’original. Il répond en quelques secondes (mesures de septembre 2026) et signale quand il ne trouve pas.

L’accès se fait par compte personnel, avec trois profils de droits : gestion documentaire, édition, consultation. L’interface est entièrement en français, aux couleurs de l’institution.

Vos archives dorment dans des cartons ou dans un dossier partagé en désordre ? Commençons par votre fonds et vos habitudes de nommage : contactez-nous pour un premier échange, ou découvrez e-Archives sur notre page Produits.